Sciagniecie procesu do DITY testowe nr 1607

element data-about/data/apiname[@base=PROCES_INCLUDE]/text()=1607 1607

asda

Opracowanie nowych (brakujących) procesów i wymagań ogólnych / tworzenie procesów wraz z tworzeniem zasobów, tworzeniem pytań testowych teoretycznych i praktycznych [wszystkie procesy wykazane w drzewie procesów na daną osobę oraz im podległe muszą by

W firmie prowadzi się rejestr procesów oraz zasobów. Procesy są gromadzone w postaci konspektu/drzewa. Procesy mogą zawierać informacje o charakterze choreografii postępowania (czyli instrukcje postępowania krok-po-kroku), mogą także zawierać ogólne wymagania (np. szkolenie z zakresu wiedzy ogólnej na temat instrukcji BHP lub specjalne szkolenie z zakresu asortymentu produktów jakie dana firma sprzedaje/kupuje).

Procesy

Procesy są jednym z elementów składowych zintegrowanej dokumentacji jakości (kolejnym jest tzw. drzewo zasobów).

W przypadku chęci dodania nowych procesów/procedur należy zweryfikować istnienia procesu/procedury opisującej wybrane zadanie (za pomocą przeszukiwania listy procesów) w celu upewnienia się, że nie dodamy informacji do systemu, które już istnieją, co będz

Należy dążyć do tego aby dane zagadnienie było w systemie zdefiniowane wyłącznie jeden raz - dla tego upewniamy się, czy już dane zagadnienie nie zostało opisane.

Zweryfikuj czy nie istnieje proces/procedura opisująca wybrane zadanie (poprzez nawigację w drzewie procesów). Po czym wróć do wykonywania kolejnych instrukcji

Opcjonalna możliwość weryfikacji istnienia procesu opisującego interesującą nas procedurę:

Jeżeli odnalazłeś procedurę lub Proces i potwierdzasz, po jego przeanalizowaniu, że nie wymaga poprawy i spełnia swoje oczekiwania, przerwij proces dodawania nowego procesu do systemu, z informacją zwrotną

W przypadku jeżeli po wstępnej weryfikacji udało się ustalić, że jest proces i w zupełności w wystarczający sposób (zgodnie z przyjętymi standardami tworzenia nowych procesów) , opisuje on zagadnienia jakie były problemem i wyzwoliły niniejszy proces, możesz zakończyć ten proces. Jeżeli wykonywanie niniejszego obowiązku było zlecone, należy poinformować osobę zlecającą o tym , że dla danego zagadnienia XXXXX udało się zidentyfikować proces {ZZZZZ}. Należy powiadomić tą osobę elektronicznie i zakończyć proces.

Jeżeli nie odnalazłeś procedury lub procesu i potwierdzasz, po jego przeanalizowaniu, należy dodać nowy lub poprawić istniejący, wykonaj kolejne czynności opisujące w jaki sposób dodać lub poprawić procesy/procedury do systemu

Jeżeli proces/procedura nie istnieje i należy ją stworzyć wykonaj kolejne kroki procesu.

Wyszukać osobę odpowiedzialną za daną sprawę/proces.

Załączone zdjęcie pokazuje przykładowy widok struktury zasobów dotyczących Stanowisk/ Należy ustalić kto jest wykonawcą tego procesu ( jakie stanowisko wykonuje dany proces ) . Może być do tego pomocne wykorzystanie drzewa spraw i sprawdzenie czy nikt aktualnie się nie zajmuje tego typu sprawami. Warto wyszukać inny podobny proces i zweryfikować jakie stanowisko jest jego wykonawcą. W przypadku wątpliwości należy tą kwestię skonsultować z kierownikami działów, pod które dane sugerowane stanowisko podlega, poprzez wysłanie wiadomości email z podaniem numeru procesu oraz opisaniem wątpliwości, np:

Dla procesu {xxxx} (, gdzie xxxx to numer niniejszego procesu ) jest problem z ustaleniem stanowiska odpowiedzialnego za wykonywanie czynności (opisać czynności) , gdyż podobny proces o numerze {0001} oraz {0002} wykonują aktualnie stanowiska [11] Sprzedawca oraz [12] Przedstawiciel Handlowy

Przeprowadzenie wywiadu z pracownikiem

Należy skontaktować się osobiście lub elektronicznie z osobą wykonującą dane zadanie. Spisz istotne elementy z punktu widzenia kolejności wykonywanych czynności, jakie były używane narzędzia oraz zasoby do wykonywania tych czynności. Będzie to niezbędne do właściwego stworzenia mapy procesu oraz późniejszego jego wprowadzenia do systemu procesów.

Stworzenie diagramu przepływu procesu (Flowchart/Schemat Blokowy)

Na podstawie otrzymanych danych na temat wykonywania zadania, należy stworzyć diagram przepływu procesu (Schemat Blokowy). W tym celu użyć narzędzia Diagram Designer bądź innego narzędzia umożliwiającego wykonanie diagramu przepływu. Diagram przepływu jest rysunkiem przedstawiającym przebieg danego pojedynczego procesu.(wykres blokowy), który zawiera poszczególne zadania po kolei, jakie należy w ramach danego procesu wykonać. W odróżnieniu od Diagramu Przepływu np. Mapa procesów zawiera informacje ogólne wraz z powiązaniami pomiędzy poszczególnymi procesami i z natury zawiera mniej szczegółów na temat samego przebiegu poszczególnego procesu (ciężko byłoby przedstawić wszystkie procesy wraz ze szczegółami zadań dla każdego z nich na jednym arkuszu).

Weryfikacja diagramu

Należy przedstawić gotowy diagram przepływu procesu (Flowchart/Schemat Blokowy) osobie odpowiedzialnej za wykonanie zadania, w celu sprawdzenia jego poprawności. Należy także diagram przepływu procesu (Flowchart/Schemat Blokowy) uzgodnić ze zwierzchnikiem danego stanowiska, które wykonuje dany proces ( na podstawie struktury zasobów )

IF Jeżeli diagram przepływu procesu wymaga poprawy - Wróć do kroku wywiadu i popraw diagram. Diagram przepływu procesu nie wymaga poprawy

Diagram został zaakceptowany. Można przejść do tworzenia procesu.

Po zakończeniu pracy w ramach tworzenia diagramu, należy ponownie uruchomić system procesy5.

Po zakończeniu pracy z tworzeniem oraz uzgadnianiem diagramu przepływu należy ponownie wejść do systemu i się zalogować, po czym należy przejść do menu edycji drzewa procesów.

Stworzenie i odpowiednie umiejscowienie procesu inicjującego (PROCES_INIT)

Po wybraniu odpowiedniej lokalizacji nowego procesu w drzewie procesów należy stworzyć proces inicjujący nową procedurę. Pierwszy krok procesu ma specjalny typ, wg którego system traktuje ten krok procesu jako Pierwszy Krok Procesu - czyli PROCES_INIT.

Dodanie stanowiska wykonującego proces - stanowiska wykonujące proces dodajemy zawsze w pierwszym kroku procesu (PROCES_INIT), wskazując, że dane stanowisko odpowiada za wykonywanie całego procesu - spowoduje to dodanie obowiązków osobom na tym stanowisku

Aby dodać stanowisko, któremu podlega dany proces ( dodanie wskaźnika do procesu z zasobem wykonawcy procesu ) należy kliknąć przycisk "Z+". Jeżeli jest znany numer zasobu stanowiska, wpisać numer w pole "Podaj numer zasobu:" i kliknąć "OK". Jeżeli numer stanowiska nie jest znany, należy wyszukać go w drzewie. Znaleziony zasób w drzewie dodać klikając "(DODAJ do proc.# XXXX)", gdzie XXXX jest numerem procesu. Stanowisko ma mieć:

IF jeżeli nie istnieje zasób odpowiadający stanowisku pracy, jakie chcemy przyporządkować, należy je dodać jako nowy zasób, zgodnie z opisem w kroku {wywoływanym}

Może się zdarzyć, że powiązywane stanowisko, jakie wykonuje dany proces/powinno wykonywać dany proces nie jest zdefiniowane w zasobach. Należy w takim przypadku je dopisać do zasobów, zachowując zasady wprowadzania nowych zasobów w podanym kroku. Każde stanowisko pracy podlega pod inne stanowisko pracy, w związku z czym najpierw należy ustalić stanowisko nadrzędne, któremu będzie podlegać nowe stanowisko. Analogicznie do sytuacji dodawania innych zasobów (np. w przypadku dodawania koła, zasobem nadrzędnym będzie prawdopodobnie samochód).

Dodanie kolejnych kroków procesu

Po dodaniu pierwszego kroku procesu system utworzył nowy krok z nowym numerem XXX, który to został przyporządkowany do ostatnio wybranego przez nas nadrzędnego numeru procesu. Aby dodać kolejne kroki musimy postępować dokładnie w taki sam sposób, z tą różnicą, że kolejne kroki procesu nie są już typu PROCES_INIT, tylko PROCES. Aby dodać kolejny krok odnajdź jaki był numer kroku procesu ostatnio dodanego rekordu, tą liczbę wprowadź do kolumny P_ID na samym dole tabeli. W pokazanym przykładowym rysunku dodajemy kolejny krok do kroku o numerze {1662} . Należy pamiętać aby w sposób właściwy opisać Krok Procesu w polu DESC oraz OPIS Kroku procesu w polu OPIS, zgodnie z dokładnymi instrukcjami we wskaźnikach tego kroku.

Dodaj zasób do kroku (Stworzenie Wskaźnika pomiędzy Procesem oraz Zasobem (asocjacji)), co umożliwi jednoczesne stworzenie aplikacji udostępniającej te dane a w przypadku urządzeń oznaczenie, które urządzenia są używane oraz jakich procesach

Po kliknięciu przycisku "Z+", jeżeli numer jest znany, wpisać numer w pole "Zasób", wybrać typ uprawnień, opisać kontekst użycia zasobu i kliknąć "OK". Jeżeli jest to konieczne dodać komentarz.

IF Jeżeli chcesz umożliwić eksport danych z zasobu typu: TABELA / KOMORKA określ typ uprawnień na: R,X,E: Export

W przypadku gdy istnieje konieczność eksportowania danych z tabeli do pliku HTML lub CSV należy to określić w typie uprawnień dodawanego zasobu do procesu. W tym celu ustalamy typ uprawnień na: R,X,E: Export dla każdego zasobu, który ma być eksportowany. Możliwość eksportu można dodać zarówno na etapie dodawania zasobu do kroku jak i poprzez edycję / zmianę typu uprawnień już wcześniej dodanego zasobu.

Ewentualne użycie istniejącej procedury wyzwalanej (w przypadku konieczności przeskoku do innego procesu lub procedury)

Jeżeli chciałbyś użyć w ramach wykonywania czynności istniejącej procedury wyzwalanej, oznacz w danym kroku procesu numer tego kroku procesu oraz wybierz tryb wyzwalania obcego procesu

Sprawdzić czy można przejść proces

Należy wykonać proces w celu sprawdzenia jego poprawności i czytelności.

Jeżeli nie można przejść procesu Nanieść poprawki IF Jeżeli proces zawiera niewłaściwe dowiązane zasoby (np. jeżeli odnosi się do innej tabeli lub stanowisk)

Należy dokonać edycji wskaźników przypisanych do danego procesu oraz w nich określić właściwy numer powiązanego zasobu. W tym przypadku korzystamy z podglądu drzewa zasobów, które możemy mieć otwarte w osobnym oknie w zasobie, który nas interesuje (w rozwiniętym jego drzewie).

Jeżeli można przejść proces Sprawdzić proces przez osobę odpowiedzialną za sprawę

Należy wykonać zadanie według procesu, sprawdzić jasność sformułowanych poleceń, poprawną kolejność poszczególnych kroków, użycie zasobów. Wszystkie ewentualne uwagi należy zgłosić osobie tworzącej proces.

Jeżeli proces nie jest zgodny Nanieść poprawki Jeżeli proces jest zgodny Dodać pytania do testów

W celu właściwego wdrożenia procesu istnieje konieczność weryfikacji czy uczestnicy/wykonawcy tego procesu (aktualni a także przyszli) są w stanie go wykonać lub czy zapoznali się wystarczająco z materiałem dotyczącym tego procesu, aby wykonywać ten proces. W celu optymalnego zapewnienia takiej funkcjonalności system umożliwia wprowadzenie pytań testowych oraz gotowych sugerowanych odpowiedzi bezpośrednio w strukturze procesów. Każde z pytań jest postawione do danego kroku procesu jednak można także dodatkowo dane pytanie uszczegółowić dla konkretnego numeru wskaźnika (zasobu). Przygotowywane pytania mogą mieć wszystkie prawdziwe jak i wszystkie nieprawdziwe sugerowane odpowiedzi. Pytania do procesów są wykorzystywane podczas procesów rekrutacji oraz innych opisanych w systemie jakości. Wyzwalanie pytań odbywa się za pomocą osobnego menu TESTY.

/Na załączonym obrazku przedstawiono przykładowy ekran podczas dodawania pytań do procesu

/ Użyć przycisku "P+" przy danym kroku. Po przyciśnięciu tego przycisku istnieje możliwość dodania zarówno pytania praktycznego, jak i teoretycznego. W zależności jakie pytanie chcesz dodać taki typ pytania wybierz.

Rozpocząć testy

Należy wybrać osoby do wykonanie testów i postępować wg procesu [1530].

IF Jeżeli dodajesz pytanie teoretyczne

Jeżeli dodajesz pytanie teoretyczne to wpisz treść pytania oraz proponowane odpowiedzi. Przy każdej odpowiedzi wybierz: "TAK" - jeżeli jest poprawna, bądź "NIE" - jeżeli jest błędna.

IF Jeżeli dodajesz pytanie praktyczne

Jeżeli dodajesz pytanie praktyczne, to w treść pytania wpisz polecenie, jakie pracownik ma wykonać. W jedną z możliwych odpowiedzi wpisz np. "pracownik wykonał zadanie" oraz odpowiedź ustaw na "TAK". W kolejnym polu na odpowiedzi wpisz np. "pracownik nie wykonał zadania" a odpowiedź ustaw na "NIE".

Przesuwanie kroków procesu

Jeżeli dodałeś nowy krok procesu i chcesz zmienić jego usytuowanie, czyli przesunąć krok w górę bądź w dół, użyj funkcji do przesuwania poziomu procesu.

Szczególne przypadki wymagające poprawy - w przypadku ich wykrycia wykonaj poprawy procesu, mając na względzie, że należy kasować lub zmieniać istniejące kroki procesu, aby nie duplikować informacji

W przypadku, kiedy wstępnie stwierdzono błędy w procesie, należy je poprawić. Przykładowe błędy to :

Struktura Drzewa Procesów

System procesów zorganizowany jest w postaci konspektu punktów z zagłębieniami. Dla tego można go nazwać drzewem procesów, gdyż ilość możliwych zagłębień jest bardzo duża. Podstawową dodawania nowych procesów jest tworzenie tzw. "gałęzi drzew", co jest niczym innym jak wprowadzanie nowych procesów przy jednoczesnym określaniu procesu/węzła nadrzędnego (PARENT_ID). Po dodaniu nowego procesu otrzymuje on nowy numer procesu (ID). Pierwszy proces zwykle opisywany jest jako "Drzewo Procesów", powinien mieć numer ID = "1" oraz numer węzła nadrzędnego PARENT_ID=0.

Zasady dzielenia procesów na mniejsze wyzwalane etapy oraz łączenie z innymi procesami/procedurami poprzez stosowanie wyzwoleń do procesów (lub kroków w istniejącym procesie) lub/i dowiązywanie w nich innych Procesów (wyzwalanych), które wcześniej zostały

Każdy z procesów powinien być rozbudowywany w miarę potrzeb poprzez tworzenie mniejszych jego etapów i zagłębień. Do każdego z tych etapów jest konieczne powiązywanie zasobów, w sposób umożliwiający zachowanie odpowiedniej kolejności wykonywania czynności. Przy każdym z powiązanych zasobów możliwe jest jednoczesne wprowadzanie dodatkowych adnotacji. Do poszczególnych kroków procesów można dodać pytania i odpowiedzi, które mogą zostać wykorzystane do testów oceny okresowej/rekrutacji lub szkoleń. To właśnie dzięki logicznej spójności procesów/zasobów/instrukcji/pytań otrzymujemy

zintegrowaną dokumentację jakości.

Nazywanie procesów

W ramach bogatego doświadczenia w implementacji systemu jakości uzyskuje się największe efekty w przypadku zastosowania następujących reguł nazywania procesów. Jak wiadomo z niniejszego opracowania pojedynczy proces zawiera kilka pól, umożliwiających jego opisanie. Dwa z tych pól to :

Procesy o charakterze choreografii (opisujące przypadki kolejności postępowania w danym przypadku) oraz wymagania ogólne

W ramach tworzenia wymagań (procesów) z reguły mamy do czynienia z jakimś problemem, który chcemy rozwiązać, poprzez stworzenie zasad postępowania lub/i reguł, które po zapoznaniu się przez personel, będą mogły być realizowane w sposób wcześniej przemyślany i najskuteczniejszy. W zależności od zakresu przypadku, jaki chcemy w danej chwili zdefiniować należy rozróżnić te, które są wyjaśnione w kolejnych podpunktach:

Procesy wykonawcze - czyli bezpośrednio instruują pracownika jakie czynności po kolei ma wykonywać i jakimi narzędziami/zasobami

Na załączonym obrazku przedstawiono wynik dyskusji na temat ,,ak przebiega ogólnie proces wykonywania badań klienta.

Zalecenia (wymagania) ogólne w tym wymagania w zakresie wiedzy produktowej, technologii

Wymagania ogólne w odróżnieniu od wymagań o charakterze procesowym (choreograficznym) w sposób ogólny definiują zasady, które są pozbawione informacji o konkretnie uszeregowanych czynnościach - np. zasady dobrego wychowania i komunikacji w firmie.

Ogólne założenia zasad systematyzacji Zasobów. dlaczego należy systematyzować zasoby oraz w jaki sposób są one wykorzystywane

W ramach tworzenia Procesów niezbędnym ich elementem jest powiązanie do danego Procesu zasobów, które biorą udział w wykonywaniu danego procesu. Zasoby mogą być powiązane na różne sposoby jeżeli chodzi o kontekst ich użycia, np.: zasób może być

Ważniejsze typy zasobów, przetwarzane przez system w specjalny sposób DZIAL, STANOWISKO, LOKALIZACJA, URZADZENIE, SPRAWA, DOKUMENT

Na załączonym zdjęciu przedstawiono przykłady właściwego umiejscowienia w strukturze poszczególnych typów zasobów, co szczegółowo opisano w kolejnych krokach.

DZIAL - typ zasobu - używać zawsze pod typem zasobu STANOWISKO (kierownicze), dla grupowania zasobów podległych pod dział np. Techniczny, a pod nim wprowadzać zasoby typu STANOWISKO oraz inne zasoby.